Hoe wij jou kunnen helpen
De nodige kennis
Met meer dan 25 jaar aan ervaring beschikken wij over de nodige expertise om een probleemoplossende aanpak te hanteren. Smet Immo Service is een syndicus waar je kan op rekenen en handelt in vertrouwen met de nodige kennis.
Bijscholing is zeer belangrijk binnen ons team. Elke werknemer dient op de hoogte te zijn van de laatste wettelijke nieuwigheden. Zo verloopt alles met de nodige kennis, up-to-date met moderne toepassingen en is jouw mede-eigendom volledig conform met de laatste wetgeving.
Een eerlijke vaste kost
De opdracht van de syndicus begint bij haar beheersmandaat. Deze is simpel, duidelijk en overzichtelijk. Geen verdoken kosten, geen addertjes onder het gras.
Bij ons weet je wat te verwachten.
Wij gaan stuk voor stuk voor een lange termijn relatie met onze klanten. Als syndicus staan wij tussen de mensen en zoeken wij samen naar oplossingen. Vertrouwen is een werkwoord.
24/7 Beschikbaar
Zijn er vragen of problemen dan kan je bij ons altijd terecht en dat 7 op 7 en 24 op 24 uur. Wij zijn steeds telefonisch bereikbaar, en dit via een gratis nummer.
Wanneer een probleem zich stelt onderzoeken wij onmiddellijk de best mogelijke oplossingen. Na actie komt reactie.
Wat zit inbegrepen in ons takenpakket?
+ ADMINISTRATIEF BEHEER
- ✔ Samenstellen en up-to-date houden van een basisdossier bij de aanstelling conform de basisakte.
- ✔ Vertegenwoordiging van Vereniging van Mede-Eigenaars in het sluiten van contracten met externe partijen.
- ✔ Vertegenwoordiging van Vereniging van Mede-Eigenaars in alle andere daden, bij rechtsgeschillen.
- ✔ Aanstellen van een raad van mede-eigendom, rekencommissaris.
- ✔ Dienst doen als secretariaat voor uw VME.
- ✔ Opvolging van gerechtsdossiers in samenspraak met de aangestelde advocaat.
- ✔ Organiseren van de jaarlijkse statutaire vergadering en het houden van beheerraadvergaderingen.
- ✔ Organiseren van Bijzondere Algemene Vergadering bij hoogdringendheid van een probleem.
- ✔ Opmaken en verzenden van notulen en verslagen.
- ✔ Opstellen van contracten met leveranciers.
- ✔ Aanvullen en opmaken van documenten, conform de laatste wetgeving.
- ✔ Archivering van gebouwdossiers, alle documenten zijn raadpleegbaar via onze website, waar elke mede-eigenaar een unieke log-in kan verkrijgen.
+ FINANCIEEL BEHEER
- ✔ Begroting van het werkkapitaal en het reservekapitaal.
- ✔ Betalen van de gemeenschappelijke rekeningen.
- ✔ Voorbereiden van begrotingsramingen voor periodieke en buitengewone te verwachten kosten.
- ✔ Opmaken van overzichtelijke individuele afrekeningen.
- ✔ Houden van een dubbele en transparante boekhouding, conform de vooraf bepaalde verdeelsleutels.
- ✔ Op elk moment kan een rekenkundige balans worden afgedrukt uit ons geautomatiseerd boekhoudsysteem.
- ✔ Statistische vergelijking van de kosten met voorgaande boekjaren.
- ✔ Afrekening maken van kosten voor notaris bij overdracht van oude op nieuwe eigenaar van een kavel.
+ TECHNISCH BEHEER
- ✔ Het in stand houden van het gemeenschappelijk patrimonium.
- ✔ Het uitbaten en bedrijfsklaar houden van de technische installaties.
- ✔ Herstellen van occasionele defecten.
- ✔ Aanmaken en opvolgen van renovatiedossiers.
- ✔ Technische installaties aanpassen aan nieuwe technieken.
- ✔ Primaire doel om zowel de investerings- als de huurwaarde van uw onroerend goed te behouden.
- ✔ Volgende zaken behoren tot het technisch beheer: betonconstructies, betonrot, brandbeveiliging, noodsignalisatie, elektrische installaties, parlofonie, daken en dichtingen, ramen en deuren, riolering, schilderwerken, vocht- en condensatieproblemen, stabiliteit, …
- ✔ 24/7 bereikbaar om de nodige oplossingen te bieden bij hoogdringendheid of defecten.
+ CONTRACTBEHEER
- ✔ Wij bundelen onze aankopen en maken duidelijke en juiste afspraken met verschillende leveranciers. Zo verkrijgen onze klanten steeds de scherpste prijs.
- ✔ Prijsonderhandeling en deze aftoetsen aan de actuele marktwaarde.
Veelgestelde vragen
+ WAT IS EEN SYNDICUS?
De syndicus is het orgaan dat verantwoordelijk is voor het dagelijks beheer van een appartementsblok. Daarbij hoort ook het beheer over de fondsen van het gebouw. Daarnaast voert de syndicus de beslissingen uit die genomen zijn door de algemene vergadering.
+ IS EEN SYNDICUS VERPLICHT?
Wanneer het een onroerend goed betreft die onderdelen bevat die onverdeeld aan verschillende partijen behoren dan spreekt men in de wetgeving van een gedwongen mede-eigendom en is een syndicus verplicht. Deze syndicus wordt aangesteld door de Algemene Vergadering.
+ EEN MEDE-EIGENDOM, WAT IS DAT?
Het volstaat dat een onroerend goed verdeeld wordt in een aantal woningen die niet in het bezit zijn van één en dezelfde eigenaar, om te spreken over een mede-eigendom. Uiteraard moeten er ook gemeenschappelijke delen zijn. Een onroerend goed met verschillende appartementen die allemaal eigendom zijn van dezelfde persoon, is geen mede-eigendom. Maar het volstaat om met twee te zijn, met minstens twee delen.
+ WELKE ZIJN PRIVATIEVE DELEN EN WELKE ZIJN GEMENE DELEN?
De privatieve delen zijn deze delen van het gebouw waarvan het eigendomsrecht in handen is van slechts een van de mede-eigenaars, of die uitsluitend door een van de mede-eigenaars gebruikt worden: de woningen zelf (appartementen, eengezinswoningen, flats, enz.), maar ook kantoren, garageboxen, werkplaatsen, een eigen tuin… De gemene delen worden gebruikt door alle mede-eigenaars of door minstens twee van de mede-eigenaars. Zodra er sprake is van gemeenschappelijke infrastructuur is de wet op mede-eigendom van toepassing, bijv. lift, dak, gevel, enz...
+ WAT IS DE ALGEMENE VERGADERING VAN MEDE-EIGENAARS?
Iedere eigenaar maakt deel uit van de algemene vergadering. Dat is het belangrijkste orgaan van de mede-eigendom. Daar worden alle belangrijke besluiten genomen: welke werken zullen er gebeuren in de gemeenschappelijke ruimtes? Hoe worden de kosten zo laag mogelijk gehouden? Hoe worden de gemeenschappelijke ruimtes onderhouden of aangekleed? Welke veiligheidsmaatregelen voor het gebouw? Hoe maken we het samenleven zo aangenaam mogelijk? De algemene vergadering is dus samengesteld uit alle mede-eigenaars. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering.
+ MOET IK ALS MEDE-EIGENAAR ALTIJD AANWEZIG ZIJN OP ELKE ALGEMENE VERGADERING?
Het is in theorie niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker nuttig om naar elke algemene vergadering te gaan. Want daar worden beslissingen genomen die ook voor jou belangrijk zijn. Je noteert dus best steeds de datum van de volgende vergadering in je agenda. Je kan je ook laten vertegenwoordigen door een andere mede-eigenaar of door een werknemer van de mede-eigendom, zoals de conciërge, of zelfs door een vriend. Die persoon moet je dan een geschreven volmacht meegeven. Je kan geen volmacht geven aan de syndicus. Het belang van de beslissingen van de algemene vergadering en de impact ervan op het dagelijks leven van de mede-eigenaars vragen een actieve deelname van iedereen.
+ KAN JE EEN PUNT TOEVOEGEN AAN DE AGENDA?
Elke mede-eigenaar kan (alleen of samen met andere mede-eigenaars) de syndicus verzoeken om een punt op de agenda te zetten. Dat moet gebeuren minstens drie weken vóór het begin van de periode voorzien in het reglement van de mede-eigendom. Als je te laat bent, wordt het punt toegevoegd aan de agenda van de volgende algemene vergadering.
+ HOE WORD JE UITGENODIGD?
De uitnodigingen worden per aangetekende brief verstuurd, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de uitnodiging via een ander communicatiemiddel te ontvangen. De uitnodiging wordt normaal gesproken ten minste 15 dagen vóór de vergadering ontvangen.
+ WAT MOET ER IN DE UITNODIGING STAAN?
De uitnodiging vermeldt de plaats, de dag en het tijdstip en de agenda van de algemene vergadering. Alle schriftelijke voorstellen die op tijd werden ingediend door een mede-eigenaar moeten worden meegestuurd. De uitnodiging bevat ook de procedures voor raadpleging van alle belangrijke of nuttige documenten met betrekking tot de agendapunten.
+ WAT ZIJN DE BASISAKTE EN HET REGLEMENT VAN DE MEDE-EIGENDOM?
De basisakte en het reglement van de mede-eigendom vormen de statuten van het gebouw en ze zijn onderworpen aan een zeer formele procedure: een authentieke akte. Deze akte wordt opgemaakt in aanwezigheid van een notaris. Zij wordt ook in haar geheel ingeschreven in een register op het hypotheekkantoor. De basisakte bevat de beschrijving van de eigendom met de gemeenschappelijke en privatieve delen. Ze bepaalt het aandeel van de gemeenschappelijke delen van elke privatieve eenheid. Dat aandeel wordt uitgedrukt in duizendsten, (of tienduizendsten) en wordt bepaald op basis van de waarde van elke kavel.betrekking tot de agendapunten.
+ WAT IS HET REGLEMENT VAN ORDE?
De wet van 2018 maakt dit document verplicht. Het kan onderhands worden opgesteld, dus zonder het formalisme van een authentieke akte. Het reglement bevat alle regels over het beheer van de medeeigendom:
- de regels over de algemene vergadering: hoe ze wordt samengeroepen, hoe ze werkt, welke bevoegdheden ze heeft, de periode van 15 dagen binnen dewelke ze moet plaatsvinden;
- de regels over de syndicus: hoe hij wordt aangesteld, welke bevoegdheden hij heeft en de regeling voor opzegging of verlenging.
Ook een aantal praktische zaken wordt erin geregeld. Zo bijvoorbeeld: hoe laat worden de deuren gesloten? Zijn huisdieren toegelaten? Kan er kerstversiering worden aangebracht in de gemeenschappelijke delen? Mag je je auto wassen in de gemeenschappelijke garage/tuin? De mede-eigenaars stellen zelf deze tekst op, eventueel met hulp van de syndicus. Het reglement moet beschikbaar zijn op het hoofdkantoor van de vereniging van mede-eigenaars. Alle regels moeten worden gerespecteerd. De eigenaar die zijn eigendom verhuurt moet het reglement bezorgen aan zijn huurders of hen vertellen waar ze het kunnen vinden. De regels kunnen worden gewijzigd door een beslissing van de algemene vergadering. Het reglement van orde is erg belangrijk voor het beheer van de mede-eigendom en voor de onderlinge relatie tussen mede-eigenaars. Het vormt de basis voor een harmonieus samenleven. De syndicus past het reglement van orde aan eventuele wetswijzigingen aan en werkt het bij in functie van de beslissingen van de algemene vergadering.